Оптимизация дебиторской задолженности

С практической точки зрения вся идеология этого вопроса сводится к довольно тривиальному постулату - с долгами нужно работать. Какое-то время назад я работал в рекламной организации, у которой было большое количество клиентов (юр. лиц). Долгами на тот момент никто не занимался, поэтому около 20% всех счетов оказывались не оплаченными. Причины этого были просты - бухгалтерия никак не была связана с отделом по работе с клиентами. Чтобы восполнить этот пробел была сделана база данных, поскольку особенности учета в рекламном бизнесе никак не укладывались (по крайней мере, на тот момент) в прокрустово ложе программ семейства 1С. Дальнейшая технология работы была следующей:

В базу данных заносились заказы клиентов.
Раз в неделю в базу данных заносились платежи, которые обязательно привязывались к конкретным заказам.
После занесения платежей выводились, так называемые, "долги" (клиенты, счета которых были не оплачены в течение 4-х недель с момента занесения заказа).
По результатам вывода долгов производился обзвон этих клиентов на предмет выяснения причин отсутствия оплаты.

Почему долги выводились именно через 4 недели? Опять-таки это вопрос той самой пресловутой оптимизации. Если выводить раньше (например, через 2 недели), то количество фирм, которые нужно прозвонить, будет существенно больше. Если же выводить позже, то разбирательств (например, а мы этого не заказывали), а, следовательно, размер безнадежной задолженности будет существенно больше. Таким образом, 3-4 недели - это оптимальный срок для вывода долгов.

Еще раз подчеркнем, что абсолютно любой вопрос, возникающий при ведении бизнеса, является оптимизационным. Иначе говоря, всегда существует лучшее решение с точки зрения выбранной цели (целевой функции, в качестве которой обычно выступает рентабельность работы предприятия).

Как показала практика, существовало несколько причин отсутствия оплаты:

75% - забывчивость. Либо менеджер забывал отдать счет в бухгалтерию, либо счет терялся в недрах этой самой бухгалтерии. В этом случае достаточно было еще раз скинуть счет. Довольно частым был ответ, что счет уже давно оплачен. В этом случае следовала просьба скинуть платежку, и через некоторое время фирма извинялась за то, что счет действительно еще не оплачен.
20% - отсутствие денег. В этом случае самым важным является напоминание о долге. Если сказали, что оплатят через 2 недели, через 2 недели и перезвонить (для этого в базе данных необходимо наличие такого поля, как "дата следующего звонка"). Как правило, в данном случае в первую очередь на погашение долга ставится тот кредитор, кто больше всех достает по этому поводу.
4% - принципиальная позиция фирмы - все счета оплачивать чем позже, тем лучше. Способ борьбы с этим - такой же, как и в предыдущем пункте. Был один случай, когда, благодаря периодической обзвонке, клиент оплатил долг 2-годичной давности.
1% - безнадежная задолженность. Например, фирма уехала в неизвестном направлении. Хотя даже в этом случае было несколько прецедентов, когда удавалось узнать новый номер телефона у арендодателя и стребовать с фирмы долг. Еще одна причина - принципиальная позиция фирмы - не будем платить и все. В этом случае необходимо предусмотреть в базе данных поле, указывающее, что в будущем с таким клиентом работать нельзя.

При выполнении вышеназванных условий как время оборота дебиторской задолженности, так и уровень безнадежной задолженности сводятся к минимуму.

Теперь к цифрам. По своей сути, дебиторская задолженность это, конечно, вложение капитала. Фактически, продавец платит за товар вместо покупателя в момент перехода права собственности на товар при заключении сделки купли-продажи. Формально можно было бы считать, что товар продается только в момент оплаты, а до этого товар как бы находится на складе. Однако фирма не может распоряжаться этим товаром, например, продать его. Поэтому экономически более осмысленно считать дебиторскую задолженность вложением капитала по аналогии с вложениями в запасы товаров, в основные средства, в ценные бумаги и т.д. Все это и отражает актив баланса фирмы.

Сейчас осталось немного предприятий, работающих с юридическими лицами только по предоплате. Большинство организаций допускают (по крайней мере, негласно) отсрочку платежа. Поэтому появляется дебиторская задолженность. Возникает вопрос - до какой степени выгодно увеличивать дебиторскую задолженность.

Скачать файл debts.xls (42 кБ) или debts.rar (7 кБ).

На листе "Без наценки" показано, до какой величины периода обращения дебиторской задолженности выгодно увеличивать объем этой дебиторской задолженности.

Этот предельный период обращения дебиторской задолженности, свыше которого увеличивать объем дебиторской задолженности не выгодно, зависит от:

нормы прибыли предприятия (отношение прибыли к обороту - чем оно больше, тем больше предельный период обращения дебиторской задолженности);
ежемесячной прибыли предприятия без учета дебиторской задолженности (чем она меньше, тем больше предельный период обращения дебиторской задолженности);
капитала, вложенного в бизнес, без учета вложений в дебиторскую задолженность (чем он больше, тем больше предельный период обращения дебиторской задолженности);
времени оборота капитала, вложенного в бизнес (чем оно больше, тем больше предельный период обращения дебиторской задолженности).

Цветом выделены ячейки, значения которых можно изменять. Остальные ячейки являются вычисляемыми. Этой же таблицей можно пользоваться для ответа на вопрос - при каком сроке задержки платежа нужно прибегать к переводу клиента на предоплату или к отказу в обслуживании клиента.

Предприятия, работающие с физическими лицами, для увеличения оборота прибегают к торговле в кредит. Однако в отличие от предприятий, работающих с юр. лицами, эти организации берут процент за кредит.

Для решения задачи выгодности торговли в кредит с наценкой сделаем следующие предположения:

при переходе на торговлю в кредит общий оборот возрастает, однако оборот товаров, взятых без отсрочки, уменьшается;
время отсрочки платежа зафиксировано.

Насколько выгоден переход на торговлю в кредит при этих условиях показано на листе "С наценкой". Наряду с аналогичными величинами, фигурирующими на листе "Без наценки", в расчете учтены следующие величины:

Объем реализуемых товаров при условии отсутствия возможности взять в кредит.
Объем товаров, взятых без отсрочки, при условии наличия возможности взять в кредит.
Цена за товар, взятый без отсрочки платежа.
Время отсрочки платежа.
Наценка за кредит.

На графике красным цветом отмечена рентабельность фирмы при условии отсутствия возможности взять в кредит. Синим цветом - рентабельность фирмы при условии наличия возможности взять в кредит.

Можно усложнить расчет, введя следующие предположения:

объем товаров, взятых в кредит, зависит от величины наценки за этот кредит;
объем товаров, взятых без отсрочки платежа, также зависит от величины наценки за кредит.

Насколько выгоден переход на торговлю в кредит при этих условиях показано на листе "С наценкой (2)". Наряду с аналогичными величинами, фигурирующими на листе "С наценкой", в расчете учтены следующие величины:

2 значения объема товаров, взятых в кредит, в зависимости от величины наценки за этот кредит;
2 значения объема товаров, взятых без отсрочки платежа, в зависимости от этой же величины наценки за кредит;

И, наконец, можно учесть, что время предоставления кредита может быть каким угодно.

Насколько выгоден переход на торговлю в кредит при этих условиях показано на листе "С наценкой (3)".

Желающие могут посмотреть "Математические аспекты" данной методики.

ГЛАВНАЯ
ОПТИМИЗАЦИЯ
РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ РАСЧЕТ
РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ ОБЗОР МЕТОДОВ РАСЧЕТА РЕКЛАМНОГО БЮДЖЕТА ТЕОРИЯ РЕКЛАМЫ
ОПТИМИЗАЦИЯ ДРУГИХ ПАРАМЕТРОВ ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ УПРАВЛЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ УПРАВЛЕНИЕ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ЗАДАЧА ЗАМЕНЫ ОБОРУДОВАНИЯ МЕТОД ЗАКУПКИ ТОВАРОВ МИНИМИЗАЦИЯ НАЛОГОВ ЛИТЕРАТУРА ОБ АВТОРЕ